El objetivo de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, es el de dirigir, coordinar y controlar las actividades inherentes al desarrollo del proceso de Atención al Ciudadano y el de facilitar el flujo de la información documental, así como la administración de la misma, actualizando, manteniendo y conservando el archivo y la documentación municipal de manera eficiente y oportuna, mediante la utilización de medios tecnológicos.

Funciones Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental:

1. Revisar la pertinencia para la admisión o no de las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones presentadas por los usuarios de acuerdo a las competencias del Municipio.
2. Realizar el seguimiento mensual de todas las PQRDS recibidas.
3. Preparar y presentar informes trimestrales y anuales de las actividades desarrolladas por la Oficina de acuerdo a la normatividad vigente.
4. Proponer políticas y procedimientos encaminados a mejorar la organización y funcionamiento de la Oficina.
5. Realizar seguimiento a los indicadores, riesgos y planes de mejoramiento de acuerdo a lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
6. Estructurar el Manual o protocolo de atención a la ciudadanía de acuerdo a la normatividad vigente.
7. Informar a la Oficina de Control Interno de Gestión y Control Disciplinario el incumplimiento en los términos de respuesta a las PQRDS por parte de las diferentes dependencias para que obren en lo pertinente de acuerdo a su competencia.
8. Coordinar y administrar el recibo, radicación, distribución y entrega de la correspondencia interna y externa de la Entidad, propendiendo por la oportunidad y exactitud en el servicio.
9. Adelantar las actividades relacionadas con la administración, manejo y conservación de la información documenta de la Entidad.
10. Coordinar, preservar, mantener y custodiar el archivo central institucional del Municipio.
11. Responder por la permanente digitalización de los documentos, asegurando la calidad de los mismos, con el objeto de mantener su disponibilidad y permanencia en el tiempo.
12. Gestionar la actualización de la Tablas de Retención Documental del Municipio de Itagüí.
13. Clasificar la información de correspondencia, definir su operación y canalizarla; garantizando su seguridad y el acceso oportuno y confiable a los usuarios.
14. Mantener actualizado el inventario documental de la Entidad acorde a los lineamientos del Archivo General de la Nación.
15. Organizar un sistema eficiente y seguro de recibo, distribución y envío de la correspondencia interna y externa.
16. Gestionar las transferencias y la selección y eliminación documental que apruebe la Mesa Técnica de Gestión y Desempeño Institucional y el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del municipio y conservar los registros correspondientes.
17. Ejecutar las actividades tendientes al cumplimiento de las políticas en materia de archivo y correspondencia.
18. Supervisar la prestación de los servicios de correo, embalajes y archivo que se contraten para las necesidades del Municipio.
19. Llevar las estadísticas de radicados y proponer los requerimientos para nuevas contrataciones de acuerdo con las necesidades de los servicios de mensajería, correo y organización de archivos.
20. Rendir los informes periódicos de gestión que se le soliciten por el Alcalde y dependencias al interior de la administración municipal y demás autoridades competentes.
21. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de los procesos de la dependencia o que le sean asignadas por la Ley o autoridad competente.